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管理公司前先学会如何管理自己

分类:平台动态 访问量:55 好评数:0 时间:2018年09月17日 14:01
导读:

并非每个人都能成为CEO,但我们可以向CEO学习他们高效工作的秘诀!保持高效的关键不在于花多少时间,而在于把时间花在正确的地方上。

 

去除不必要的东西,决策进行自动化,保持身体健康,这些建议看似无趣,但却可以帮你节约很多时间,让你去享受生活的有趣之处。

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国内渔夫式管理创导者——吴群学今天就来和各位伙伴分享扎克伯格高效的秘密!

Mikael Cho是Crew(设计网站)和Unsplash(摄影网站)的创始人,他在问答网站Quora (美国知乎)上介绍了初创公司CEO提高工作效率的三条秘诀。以下是原文内容:

我是两家初创企业的首席执行官。其中一家是偶然创办的,幸运地成为了增长最快的摄影网站之一;另一家的年营收在数百万美元级别,年增长率为300%。

 

一边要在这些快速成长的公司里工作,一边又要享受我生活中的乐趣,我别无选择,只能尽可能地提高工作效率。

 

成为一名高效率CEO,和高效做事并没有什么不同,都可以归结为如何管理你每天面临着的各种小选择。

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你是看一会儿Netflix(美国视频网站),还是去睡觉?是去参加社交活动,还是撰写销售邮件?是要去和某人喝咖啡见个面,还是要准备你的投资者报告?你所做的一切事情都有机会成本。

 

要成为一个高效率的CEO,关键不在于花时间,而是在把时间花在正确的地方上。

你的效率水平,是你推动公司走向成功的最佳方式之一。初创公司是由增长来定义的。而增长是由一个随着时间变化的指标(通常是营收/用户)来衡量的。如果你可以操纵时间(即把事情做得更好更快),公司成功的机会就会更大。做好时间管理,你就可能开展更多的产品实验,获得更多的收入。你也许还能省出几天时间来思考营销策略,提高公司的知名度。

 

作为CEO,你必须参与从销售、营销、产品到招聘和筹资等一切活动。事情太多了,会让你分身乏术。在一天的时间里,你能够做出正确决定的数量是非常有限的。

 

这就是为什么马克·扎克伯格每天都穿同样的衣服的原因。

 

“我真的想简化我的生活,除了如何最好地服务于这个社区,在其他事情上,我只能尽可能少地做决定,”扎克伯格说。

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相对于决定Facebook将如何影响其数十亿用户,决定穿什么衣服简直就是在浪费时间。

像扎克伯格这样出色的CEO会把注意力聚焦在影响力最大的事情上,把其他事情放在一边。

保持良好的身体和心理健康也是的其中一个部分。如果你总是这里痛那里痛,你就无法集中精力。比如你背部的伤痛可能就会降低你的工作效率,因为你会去想背痛的事儿,而不是全身心放在工作上。

 

我当CEO已经有四年时间,这期间我尝试过很多不同的方式来提高工作效率。以下这个列表是我的经验之谈,希望其中一些做法对你有所帮助。

 

消除噪音  关掉手机/电脑的通知功能。

虽然好像很多事情都很紧急,但实际上并非如此。大部分事情都可以等上几个小时再去处理。对于你的注意力来说,通知就像是一剂毒药。关掉通知功能,你的注意力就会更加集中。我们不能同时处理多项任务。你可能会觉得自己能行,但事实上,你的大脑在不同任务之间切换的时候,每次都要关闭和重启,这样做事就会降低你的效率。

 

把所有东西都写下来。

我努力让大脑尽量保持空白状态,我努力不去记任何东西。当你的脑海中有各种想法、主意和任务在跳跃的时候,你很难全神贯注、集中精力在一件事情上。所以每当我有想法时,我就把它记录在手机的便签应用上,然后把它抛到一边。

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你需要反复做的任何事情,都采取自动化方式进行。

如果你认为你有需要反复做的一些东西,你就把它写下来。我们使用项目管理应用Trello来记下所有东西。我们创建了自动处理它们的过程,比如设定密码来预订机票,以便去外地宣传产品的新功能。不要把脑力浪费在重复的事情上,最有效的方法是先把它写下来,然后就彻彻底底忘掉它。

 

减少工具的数量。

要弄明白如何使用一种新工具,或者切换工具,这是需要花费时间的。你用不了10个工具那么多。只要挑选一个可以做很多事情的好工具就可以了。我们公司挑选了一些很灵活的工具,我们希望可以长期使用它们。如果你挑选工具的时候只看它是不是“热门”,但是后来必须换成其他工具,那会花费你很多时间。我日常90%的工作都用以下4种工具来完成的: Chrome浏览器、TextEdit(Mac OS下的文本编辑器)、 Trello(清单管理系统)和谷歌文档。

 

全神贯注  给任务归类。

作为CEO,你需要做各种不同的事情。为了减少不断切换任务导致的低效率,我留出整块的时间来做相似的事情。我在日历中创建了例行任务活动,专门花上1到3个小时时间来做这些任务。

例如,我一天会检查团队消息应用Slack两次。在其余时间里,我就完全不看Slack。我还把所有的会议都安排在下午。把任务类聚在一起,有助于保持大脑的全神贯注,让你做到事半功倍。

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你在每个小时工作的效率是不一样的。延长工作时间,并不意味着你就做得更多或更好。当我们试图同时处理多个任务时,我们自己可能会认为做了很多工作,但研究表明,实际上我们反而做得更少,犯的错误却更多。

 

心无杂念地集中做一项任务,比在注意力不集中的情况下做三个多小时的工作更有价值。当你做一件事情时候,就关闭浏览器的选项卡,把手机切换到飞行模式。把其他东西都放到一边,全神贯注做一件事。有时候我甚至在手机上工作,因为在手机上,我一次只能看到一屏的内容。

 

排除干扰。

我第一次像上面说的那样工作时,感觉很不容易。我戴上了耳机,如果有人来跟我说话,我直接无视他们。我觉得自己这样做很粗鲁,这个念头在脑子里驱之不散,结果我反而不能专注在工作上。我意识到了自己的失策——我没有告诉大家,我打算培养新的工作习惯。所以你需要抽出时间来和大家沟通这件事,这比你无视他们,或者对他们不耐烦要强得多。如果你有孩子,干扰就很难排除,你可以试试在他们睡觉的时候工作,比如清晨或深夜。有次我在开始一个“工作段”之前,给妻子发送的消息:

 

“我得写篇帖子,接下来2小时都是飞行模式啰。”

“祝你好运。”

 

用简单的任务帮你进入状态。

有些时候,你早上醒来,实在不想上班。任务列表上的第一个任务看起来如果很艰难,你就会感到心累。克服这个问题的好方法之一,就是把每天的前几项任务安排得比较简单,你很快就能顺利完成它们,精神也为之一振。比如我打开电脑,把头一天留下的截图从桌面上删除,这可以帮我把大脑切换到工作模式。

 

把重要事情安排在上午。

从生物钟的角度来说,上午是大多数人最警醒的时候。即使你每天早晨醒得比较晚,把最重要的任务安排在上午也会让你感觉比较好。什么才是最重要的任务?你要在头一天晚上思考一下:如果你第二天只能做一件事,那么做哪件事才会给你带来最大的成就感?你就把那件事安排在第二天上午。

 

限制工作时长。

我的一个“工作段”持续1到1.5小时,中间有不定时的休息。佛罗里达州立大学的研究人员曾对高效率人士进行过研究,发现效率最高的人以90分钟为单位开展工作,一天之内工作很少超过四个半小时。

在一个“工作段”接近尾声的时候,我能感觉自己的精力和注意力都在下滑。限制工作的时长,可以帮助你保持注意力集中。我曾经留出全天时间来开展工作。但问题是,既然我有一整天的时间,那就不用那样匆忙,感觉比较放松时,反而会导致拖延。

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现在我利用一个定时器,把一个“时间段”设为1到1.5小时。如果你觉得时间还很充裕,你会想办法来把时间填满,而这时你往往会选择做一些比较简单,重要性比较低的事情。如果时间框架缩短了,你就必须集中注意力了。

 

保持身体健康

你没有必要每天都锻炼身体,但是要动起来。

 

虽然我们的身体喜欢运动,你并不需要很大的锻炼量就能达到足够的健康水平。《国家地理》研究员丹·巴特纳(Dan Buettner)对一些长寿地区人们的日常生活进行调查,结果发现有了一个共同特征:低强度活动会带来好处,无论这些活动是走路、站起来、坐下,还是做园艺。任何一个姿势保持太长时间,都会不利于我们的血液循环。

 

运动则会马上改善这种状况。无论是步行到办公室,还是把你的午餐拿到微波炉加热,还是做一下伸展运动,可以促进血液循环的任何动作都有用。这是让你“换换脑筋”机会。

 

与那些能让你快乐的人来往。

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“近朱者赤近墨者黑”,与那些能让你快乐的人交往,他们会让我们感觉良好,而如果我们感觉良好,那么我们的工作效率就更高。不管我有多少事情,我都把家人放在第一位。这让我感到开心。当我回去工作的时候,我感觉头脑更加清晰。

 

准备方便食用又有营养的食物。

吃得好可以让你更加高效地工作。问题是,每天做饭吃饭可能需要2到3个小时。这个时间可不短。关键是要弄清楚,如何不需要花太多时间就能吃好。

我做饭大多只需15分钟。我通常早上吃2个鸡蛋,中午吃鳄梨和沙拉,晚餐吃点高蛋白,比如鱼。我从生鲜店订的食物都是相同的,所以我不用花时间去想要做什么饭菜。我有一些开袋即食的零食,比如干烤毛豆、脱脂希腊酸奶、胡萝卜、鱼和金枪鱼罐头。如果你喜欢在做饭上花时间,那就去做吧。我有时也是这样。

因为如果做饭让你感觉良好,你就会释放某种荷尔蒙,让你得到很好的休息,为之后的工作补充了精力。但是,如果你没有做饭的时间,那就可以准备一些方便食用又有营养的食物。

 

用音乐来提神。 

Spotify对某些类型的音乐的好处进行了研究。研究人员发现,节奏为每分钟50-80拍的音乐可以帮你提神,让你的头脑变得冷静警醒。如果我要做那种重复性的任务,比如回复电邮,我就会听我喜欢的歌。但如果我需要做比较复杂的任务,需要集中注意力,我就听那些没有歌词的歌,让我保持入神状态。音乐可以对你的情绪产生显著影响,因此也会影响到你的工作效率。


看了这个列表,你可能觉得如果照做的话,你就会变得像是无趣的机器人一样。但这就是高效率的诀窍。

 

如果你看看那些效率最高的人士(运动员、作家、首席执行官)的日常活动,你可能会觉得有些无趣,但这就是提高效率的终极秘诀。

 

去除不必要的东西。

对决策过程进行自动化。

保持身体健康。

 

这看起来可能很无趣,但无趣也是一种方法,可以帮助你腾出空间,高效率地开展工作。

 

总结:

最后通过当下中国管理最先进的“163法则”(国外的意大利经济社会学家帕雷托提出2:8原理,国内吴群学先生独创“163法则”并注册了专利。“163法则”符合中国国情的本土化、工具化、思维化!必将是中国人未来工作、生活、管理的普世价值法则!)总结关于如何提升工作效率!

 

一个思想

把时间花在正确的地方上

 

六个建议

有计划的集中精力

学会使用笔记记录

重复的工作自动化

做好规划以及归类

运动与饮食很重要

懂得工作生活安排

 

三条寄语

处理任务时要专注

做事有计划有方法

善于思考总结创新


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